Facilitar um painel de eventos animado não acontece espontaneamente – ou da noite para o dia. Requer um pouco de lição de casa, planejamento antecipado e pensamento para estimular conversas significativas para tornar as sessões gratificantes, informativas e valiosas. Um profissional de associação compartilha cinco dicas para o sucesso.
Durante a Reunião Anual da ASAE de 2021 em julho, moderei um painel com quatro CEOs focadas em como cada uma reimaginou a estratégia de sua organização e ajustou seu estilo de liderança desde o início da pandemia. Meu objetivo era criar uma discussão honesta que incentivasse os palestrantes a se abrirem, compartilharem suas experiências e conhecimentos e criarem um ambiente onde os participantes fossem arrastados em suas histórias.
Pulei as introduções formais e, em vez disso, pedi a cada CEO que compartilhasse uma breve história que ilustrasse o que lhes permitiu ser um líder forte nos últimos 18 meses. Essa pergunta estimulou uma discussão animada que envolveu nosso público e gerou muitas conversas no bate-papo e nas mídias sociais da sessão.
Em vez de montar um painel para caber em uma lista de perguntas, pensei em quem são alguns dos agentes de mudança reais no espaço de associação.
Embora a discussão provavelmente tenha parecido orgânica da perspectiva de um participante, esse painel de conversação foi o resultado de um pré-planejamento e colaboração significativos com os palestrantes. Aqui estão seis etapas que usei para criar as condições que tornaram esta sessão tão envolvente e imersiva.
Adapte Perguntas ao Painel
Em vez de montar um painel para se encaixar em uma lista de perguntas, pensei em quem são alguns dos verdadeiros agentes de mudança no espaço da associação – líderes que não têm medo de enfrentar os grandes desafios enfrentados por suas indústrias e comunidades. No topo da lista estavam Michelle Mills Clement, FASAE, CAE; Elena Gerstmann, Ph.D., FASAE, CAE; Lynda Patterson, FASAE; e Lakisha Woods, CAE.
Woods, presidente e CEO do Instituto Nacional de Ciências da Construção (NIBS), está liderando os esforços de diversidade, equidade e inclusão no ambiente da construção. Durante o painel, ela disse que percebeu que havia uma oportunidade de aumentar a diversidade em seu setor, abordando a falta de diversidade entre os líderes voluntários.
Não basta fazer uma declaração sobre abraçar uma força de trabalho diversificada, disse Woods. As associações devem oferecer oportunidades para qualquer pessoa ter sucesso, e isso começa com líderes. “São as associações que representam a indústria que determinam a diversidade futura da própria indústria”, disse ela.
Faça sua lição de casa
Antes da sessão, pesquisei cada um dos palestrantes e desenvolvi perguntas focadas em suas abordagens inovadoras de liderança. Por exemplo, aprendi com um artigo da Associations Now que um dos maiores desafios que Mills Clement, que é CEO da Chicago Association of Realtors (CAR), enfrentou é não ter a colaboração que naturalmente ocorre entre as reuniões. Pedi a ela para compartilhar a história por trás de como ela superou esse obstáculo.
Mills Clement perdeu a natureza orgânica das conversas pop-up que costumavam ocorrer no elevador em seu escritório. Uma vez que a CAR se tornou virtual, ela percebeu que tinha que criar uma maneira de as conversas ocorrerem naturalmente. A resposta foi criar colaborações rápidas de café de 15 minutos sobre um tópico.
“O que começou a acontecer é que as pessoas começaram a ter um pouco mais de brincadeiras e um pouco mais dessa colaboração usando o recurso de bate-papo no Teams”, disse Mills Clement. “E se transformaria em ‘Ei, vamos fazer um café rápido, reunião de 15 minutos’. E isso, eu vi, começou a trazer um pouco da colaboração de volta.”
Colabore com palestrantes
Antes da sessão, os palestrantes se reuniram em uma ligação para refinar as perguntas que gerei com base na minha pesquisa. Essa abordagem colaborativa ajudou a criar um espaço seguro para compartilhar histórias honestas sobre vulnerabilidade.
Patterson, presidente e proprietário da AMPED, ficou muito doente com a COVID-19 no início de 2020 e expressou a importância de confiar em sua equipe. Ela sabia que não tinha todas as respostas, mas poderia estabelecer uma visão e definir algumas metas. “Fiquei doente por vários meses e tive alguns efeitos persistentes com isso. Sinto-me muito grata por termos a equipe certa no lugar”, disse ela.
Compartilhe Lições Aprendidas
Gerstmann tornou-se diretor executivo da INFORMS durante a pandemia. Ela compartilhou a experiência de liderar, ouvir e aprender simultaneamente com sua nova equipe e líderes voluntários. Ela descreveu como é importante deixar espaço para outras pessoas em uma conversa. “Se eu tivesse forçado minha opinião ou feito uma pergunta logo no início, teria tomado um caminho tão diferente”, disse Gerstmann. “É importante avaliar minha própria força de furacão.”
Junte Tudo
No final do painel, compartilhei conselhos com base nos insights dos palestrantes:
- Para líderes que precisam reinventar sua estratégia, identifique um propósito comum com o qual apoiadores e dissidentes possam concordar.
- Ajuste o ritmo da tomada de decisão e determine quando você precisa acelerá-lo e quando deve desacelerar.
- Responda produtivamente aos erros, porque todos nós vamos fazê-los.
- Envolva-se em atualizações constantes. É sobre progresso, não perfeição.
Perguntei aos palestrantes como eles lidam com a tomada de decisões em um mundo onde não há muita margem de erro. Mills Clement compartilhou o significado de conhecer seus valores e ser capaz de admitir prontamente quando você comete um erro. Ela enfatizou a importância de perguntar: “Como posso melhorar isso?” e depois agindo sobre isso. “Você nem sempre precisa perseguir a perfeição”, acrescentou Patterson.
