Recentemente participei de um encontro virtual da European Society of Association Executives, com o tema “Como Executar um Secretariado Lean?” Como parte da série “Association Leadership Circle” da ESAE, a sessão teve como objetivo a troca de experiências e estudos de caso entre seus membros sobre como alcançar um desempenho excepcional apesar dos recursos limitados. A pandemia tornou este desafio ainda mais assustador.

Os painelistas incluíram: Dianna Steinbach, vice-presidente de Desenvolvimento Corporativo, ISSA-The Worldwide Cleaning Industry Association; Sebastian Emig, diretor geral da European Snacks Association; Roberta Mugnai, diretora executiva da European Calcified Tissue Society; Erwin Wetzel, diretor geral da European Vending and Coffee Service Association; e, Alfons Westgeest, sócio-gerente da Kellen. A sessão foi moderada por Carlos Olabe, CEO da European Investment Caster’s Federation.

Posso não ter percebido como um secretariado enxuto é definido no contexto europeu, mas lembro-me de que uma pequena associação de funcionários nos Estados Unidos tem um quadro de funcionários de um a cinco, incluindo o presidente-executivo, e com um orçamento anual de menos de US $ 1 milhão .

Os objetivos e estratégias discutidos com base em cada um dos cinco aspectos a seguir são:

1. Organização e administração. Para operar em sistemas e despesas gerais eficientes, mas ainda assim permanecer inovadora, uma associação precisa considerar a instituição de serviços compartilhados, a colaboração e parcerias e a revisão e atualização regulares de seus processos operacionais.
2. Digitalização.O objetivo da digitalização é permitir a conexão máxima entre as partes interessadas da associação – seus membros, Conselho, voluntários e funcionários – o que pode ser feito por meio de prestação de serviços remota, mas confiável, esquemas de trabalho flexíveis e comunicação constante. Uma associação deve investir em tecnologias apropriadas para otimizar o uso de banco de dados e sistemas de e-mail e para fornecer atividades de engajamento de membros melhores, mais rápidas e mais inteligentes.
3. Secretariado / pessoal de gestão.As pessoas são o principal ativo de uma associação e, portanto, o treinamento contínuo, a readaptação e a qualificação são essenciais para o moral e a produtividade da equipe. Essa ação de aumento de capacidade pode ser complementada capacitando-os, garantindo que eles se encaixem em suas funções e responsabilidades e criando confiança e segurança dentro da equipe. O uso de estagiários e pessoal contratado para aumentar as necessidades de trabalho também é uma opção para a associação.
4. Finanças. Como um recurso significativo para a associação, as finanças são um facilitador e uma ferramenta estratégica para que o presidente executivo possa cumprir a missão da organização e ser sustentável. O planejamento financeiro disciplinado e o equilíbrio, a mentalidade de viabilidade de longo prazo e a orientação do projeto são ingredientes essenciais para manter a relevância da organização.
5. Governança. O conselho, trabalhando com o executivo-chefe, compreende a equipe de liderança da associação que fornece direção estratégica, alinhamento com o propósito e oportunidades para implementar mudanças, quando necessário. Uma composição do conselho que consiste em membros com um conjunto diversificado de conhecimentos e sem interesse próprio, juntamente com um processo de integração bem estruturado dá ímpeto à organização.

Todos esses cinco aspectos também são aplicáveis, não apenas a associações com pessoal enxuto, mas também a qualquer associação, independentemente do tamanho de seu pessoal e de seu orçamento anual. Elas também foram considerações importantes no passado, mas a pandemia os colocou na frente e no centro novamente.

Este artigo foi publicado pelo Business Mirror em  28 de outubro de 2021  e não pode ser reproduzido sem o consentimento prévio do redator e do Business Mirror.

O autor, Octavio ‘Bobby’ Peralta, é simultaneamente secretário-geral da  Associação de Instituições de Financiamento do Desenvolvimento na Ásia e no Pacífico  (ADFIAP), Fundador e CEO do  Conselho Filipino de Associações e Executivos de Associações  (PCAAE) e Presidente da  Federação de Organizações Associativas da Ásia do Pacífico  (APFAO).