Como a pandemia pode afetar as reuniões de associações?

Fonte: Publicado por David M. Bendoff | 28/03/2020 07:00

P: O conselho de administração de nossa associação pode adiar a reunião anual de seus proprietários devido à pandemia do COVID-19?
R: O vírus que causa o COVID-19 foi declarado uma emergência nacional pelo presidente dos Estados Unidos, enquanto o governador de Illinois declarou um estado de emergência. Os Centros de Controle de Doenças estabeleceram uma política de “distanciamento social”, pela qual todos devemos manter uma distância de pelo menos 6 pés um do outro para impedir a propagação do vírus.

Importante, a orientação do CDC agora declara que a maioria das reuniões de 10 ou mais pessoas deve ser cancelada! Isso tudo dá uma justificativa ampla aos conselhos de associação para adiar uma próxima reunião anual dos proprietários pela duração desta pandemia ou até que as orientações do CDC sobre reuniões de grupos sejam levantadas.

Dito isto, quando permitido, os proprietários podem ser incentivados a votar nas eleições dos membros do conselho por procuradores emitidos para uma única pessoa, ou a votar por cédula pelo correio ou eletronicamente (e-mail) se a associação tiver adotado regras apropriadas para permitir tal votação. Essas sugestões reduzirão o número de pessoas fisicamente próximas umas das outras em uma reunião anual de proprietários.

Cédulas por correio / votação eletrônica somente serão permitidas se regras apropriadas tiverem sido adotadas; caso contrário, os proprietários precisarão votar pessoalmente ou por procuração.

 

P: O conselho da nossa associação precisa se reunir; no entanto, estamos preocupados em nos reunir pessoalmente, dada a situação do COVID-19. Existe uma alternativa para uma reunião do conselho “pessoalmente”?

R: “Distanciamento social” é uma política pública com a ordem executiva do governador Pritzker em relação às reuniões do governo (não aplicável a associações, exceto por analogia). Em vista disso, o conselho deve considerar a realização de suas reuniões para realizar negócios da associação por meio de teleconferências / vídeo ou outros meios tecnológicos aceitáveis, conforme permitido por lei, pelo qual todas as pessoas (membros do conselho) que participam da reunião podem se comunicar. , permitindo simultaneamente que os proprietários ouçam / observem, sem se reunir como um grupo.

Existem serviços que podem fornecer números de chamada em conferência discada para esse fim. Normalmente, é preciso haver um local físico para uma reunião do conselho para que os proprietários possam participar. No entanto, desde que os proprietários possam “participar” de qualquer parte aberta de uma reunião do conselho realizada por meio de teleconferências / vídeo ou outros meios tecnológicos aceitáveis, por meio dessa tecnologia, essa abordagem parece ser um equilíbrio razoável entre o que pode ser a letra da lei e da atual política pública de “distanciamento social”.

Existem vários desses serviços de teleconferência identificados por uma rápida pesquisa no Google. Alguns desses serviços permitem que os proprietários ouçam os membros do conselho, mas eles são “silenciados”, a menos e até que o conselho “mude” os proprietários.

Ainda é necessário aviso dessas reuniões.

 

P: Existe alguma coisa que o conselho da nossa associação possa fazer para reduzir o número de reuniões do conselho durante a situação do COVID-19?

R: Para lidar com as decisões do dia-a-dia, o conselho pode adotar uma resolução (em uma reunião do conselho) delegando autoridade de tomada de decisão ao presidente do conselho (que pode consultar os membros individuais

do conselho), e isso pode ser por um período finito. período de tempo. Muitos municípios de Chicago adotaram essa abordagem para evitar reuniões públicas durante essa pandemia.

Muitas associações adotaram esse tipo de resolução após a decisão da Palm. Isso permitiria ao presidente do conselho de associação (ou qualquer outra pessoa autorizada na resolução) tomar essas decisões diárias sem uma reunião (e relatar as decisões ao conselho).

 

David M. Bendoff é advogado da Kovitz Shifrin Nesbit nos subúrbios de Chicago.

As estratégias de eventos da velha escola desativam os participantes mais jovens, mas as reuniões personalizadas e focadas em digital capturam sua atenção. Além disso, faça com que os membros se envolvam mais com seus recursos educacionais. Os eventos legados precisam do apoio de novas gerações, mas captar a atenção deles é um desafio quando os métodos tradicionais de marketing e as agendas de eventos não são mais eficazes. O que a geração do milênio realmente quer é mais integração digital e ser incluída em todos os aspectos de uma reunião, diz Jason Dorsey, presidente do Centro de Cinética Geracional, em
entrevista ao BizBash. “A melhor maneira de alcançar a geração do milênio é criar a base para um grande evento antes do evento acontecer”, diz ele. “Isso inclui vídeos, colaborações nos bastidores e aumentar a empolgação do evento antes que ele aconteça… Os Millennials querem que o evento seja adaptado a eles, quando possível, e que ofereçam opções para encontrar conteúdo e faixas que atendam ao evento. suas necessidades específicas.”
A Gen Z, por sua vez, valoriza o treinamento sobre como aproveitar ao máximo os eventos, como usar a tecnologia para conectar pessoas e recursos em eventos e a interação que gera novas conexões, já que provavelmente conhecem menos pessoas no evento do que outras gerações. Dorsey diz. O que isso significa para as reuniões: Conferências no estilo de palestra com oradores descomprometidos e apresentações em PowerPoint desativam o público mais jovem, então encontre atividades para mantê-los engajados e valorizados.